לימור עינתי צור
Case Study
איך צמצמנו הוצאה של 2000 ש"ח כל חודש?
את הלקוח הראשון שלי פגשתי לפני מעל 5 שנים. עסק חדש שביקש שאבנה לו מערך אקסלים שיאפשר לעסק לעקוב אחרי הפעילות שלו. ואכן, האקסל ליווה אותם במשך 3 שנים תוך שיפורים ועדכונים לפי דרישות הלקוח.
כאשר העסק גדל, התפתח והתייצב, הוחלט לבחון את סוגי מערכות המידע הקיימות במשק על מנת לבחור את האחת שתתאים לצרכים שלהם.
בתהליך של אפיון ובחינת הצרכים ותיעדוף הבקשות, החלטנו על מערכת פריוריטי שתספק מענה של ניהול הלקוחות והספקים, טיפול בנושא הכספים והנהלת חשבונות.
העובדים בעסק וההנהלה עברו הדרכה על השימוש במערכת ואף התאמנו תהליכים עסקיים שייעלו את שגרת היום יום.
כבר בחצי השנה הראשונה, ראינו שיפור ברווחיות ולאחר כשנה, הצלחנו לחסוך כ 2000 ש"ח בחודש בהוצאות על מערכות תומכות נוספות.
בניית תהליכים עסקיים ומערכת שמשדרגת עסקים
כשפנו אליי למציאת מענים טכנולוגיים לעסק בתחילת דרכו, אמרו לי שחשוב להם לבנות אותו נכון ולכן, הם רוצים מערכת אמינה שתצמח יחד עם העסק.
לאחר חשיבה משותפת, הבנו שיש צורך בשתי מערכות שחייבות להתממשק ביניהן. שישלימו האחת את השנייה. ששום דבר לא ייפול בין הכיסאות ותהיה המשכיות של התהליך שהתחיל במערכת אחת ועבר לשנייה.
הטמענו מערכת חקלאית ואת מערכת הפריוריטי שנותנות מענה לפן החקלאי ותומכות בתהליך האדמיניסטרטיבי.
גם מי שהגדיר עצמו כטכנופוב, מצליח היום לתפעל את המערכת ולצפות בנתונים בסוף כל יום, לאחר שהגדרנו את דוחות המנהלים שאותם מעוניין לקבל לתיבת הדוא"ל שלו בשעה קבועה.
איך דאגנו שלקוחות יישארו נאמנים ויקבלו יחס אישי ומקצועי?
כשהגעתי לפגישה עם הלקוח לפני כשנתיים, נתבקשתי לחפש מענה לעניין ניהול הלקוחות הקיימים והפוטנציאלים של העסק. עלה צורך במערכת בסביבת ענן ובחינת מרכזיה שתתממשק עם המערכת מכיוון שכל העובדים בעסק עובדים עם כל הלקוחות וחשוב שיהיה רצף בטיפול ובמענה. בעסק הזה בחרנו לשלב את מערכת salesforce שמתמחה בניהול לקוחות ולידים ומתממשקת עם אתר האינטרנט של העסק לצורך קליטת לידים חדשים.
כחלק מהמערך שבנינו, יצרנו "מועדון לקוחות" ובעזרתו הלקוח שלנו משווק מבצעים המותאמים לצרכי הלקוח שלו.
המערכת מוכיחה את עצמה כיעילה והלקוחות מדווחים על יחס אישי ושירות מקצועי.
איך לצלוח משברים ולמנף זאת להצלחה?
הקורונה תפסה את כל בעלי העסקים לא מוכנים… חוץ מהקוסמטיקאית שלי. הגעתי לטיפול אצל הקוסמטיקאית שלי ממש רגע לפני הסגר. קניתי מספר מוצרים ונסעתי לביתי.
כשנה קודם, החלטנו שנכון לעסק שלה לשלב מערכת פשוטה של ניהול לקוחות שתאפשר לה לתעד סדרות טיפולים, מוצרים שנמכרו ללקוחות ובעצם להחליף את התיעוד הידני שלא התבצע באופן עקבי.
המערכת הוכיחה את עצמה! בזמן הסגר, יכלה הקוסמטיקאית ליצור קשר אישי עם כל אחת מהלקוחות שלה ולעדכן אותה שעל פי הרשומים שאצלה, המוצרים שברשותה עומדים להסתיים והיא תשמח להזמין עבורה מוצרים חדשים.
חמישה דברים קרו כאן:
1. לקוחה שהתרגשה מהיחס האישי
2. שימוש במאגר נתונים קיים
3. קוסמטיקאית שהצליחה לשווק את המוצרים שלה באופן מדויק
4. קוסמטיקאית שהצליחה להגדיל את המכירות שלה ולשפר את הרווחיות
5. חסכון כספי על פרסום שפונה לקהל יעד חדש
אין ספק שאת ההשקעה במערכת היא החזירה מזמן.
איך הצלחנו לחסוך לעסק מעל 5000 ש"ח בהוצאות פרסום ועזרנו לו להרוויח יותר כסף?
לא אשכח את המפגש עם עסק שפעיל בתחום הכספים. מעל 2000 לקוחות שלעולם לא נוהלו במערכת CRM ולא התייחסו אליהם כנכס.
התבצע "מרדף" תמידי אחר לקוחות חדשים. מעל 5000 ש"ח בחודש הוצאו על פרסום ושיווק ושום תהליך של תיעוד ושימור לקוחות לא נעשה.
העסק התנהל בחוסר יעילות וללא תהליכים ברורים ומובנים.
שילבנו מערכת SKYZ, שמתממשקת עם המרכזייה שבעסק והצלחנו לתעד פניות חדשות ולקלוט לקוחות קיימים לתוך המערכת. את הוצאות הפרסום לגיוס לקוחות חדשים צמצמנו מעל לחצי והחזרנו לקוחות ותיקים לצרוך את מוצרי העסק. את הכל ליווינו בהדרכה מותאמת לעובדים וכמובן עם תהליכים תומכים שעזרו לייעל את היום יום בעסק.
מאמרים נוספים
- כותבים עלינו בהארץ, מידע לעסקים, ייעוץ טכנולוגי ואבטחת מידע לעסקים 21/03/2022
- כותבים עלינו ב-The Marker 21/03/2022
- Case Study 10/01/2021
- האם ERP מתאים לעסקים קטנים? 30/12/2020